VALO-ohjelmistojen hankintaopas
From EduWiki
Contents |
VALO-ohjelmistojen hankinta
Koulujen ja oppilaitosten tietotekniikasta on tullut entistä tärkeämpi osa oppimisympäristöä viimeisen kymmenen vuoden aikana. Varsinainen oppiminen tapahtuu yhä useammin käyttämällä tietotekniikkaa välineenä tai työkaluna oppimiseen. Painopiste on siirtynyt tietotekniikan käytön opettelusta sen käyttöön oppimisen välineenä.
Tämä kehitys on terve. Se kuitenkin tuo opetuksen tietotekniikan kokonaisuuden suunnitteluun uuden haasteen. Erilaisia opetuksessa ja oppimisessa käytettävissä sovelluksia ja järjestelmiä on entistä enemmän mutta opetuksen tietotekniikan käytettävissä olevat budjetit ovat pysyneet olennaisesti samansuuruisina. Tämä aiheuttaa haasteita oppimisen tietoteknisen ympäristön suunnitteluun.
Vuonna 2006 julkaistussa koulujen VALO-oppaassa on jo tuotu esiin VALO-ohjelmistojen eli vapaiden ja avoimen lähdekoodin ohjelmistojen käytön kustannustehokkuus. On syytä huomata, että ohjelmistojen ilmaisuus ei ole olennaisin asia kokonaiskustannustehokkuuden kannalta. Itse asiassa isoissa volyymeissä ostettuina ohjelmistojen lisenssikustannukset ovat melko pieni osa kokonaiskustannuksia. Olennaista on se, mitä kokonaisuus maksaa.
2010 tehdyn EU:n laajuisen e-government -tutkimuksen mukaan suomalaiset julkishallinnon sähköiset palvelut ovat huippuluokkaa. Sen sijaan Suomen julkisen sektorin sähköiset hankintaprosessit ovat Euroopan heikoimpien joukossa VALO-ohjelmistojen edut tulevat esiin sitä paremmin mitä kokonaisvaltaisemmin kokonaisuutta tarkastellaan. Koulujen tietotekniikkahankintoja tekevien kannalta on olennaista saada oikeaa tietoa VALO-ohjelmistojen käytöstä jotta kokonaisuuksia voidaan suunnitella pitäen VALO-ohjelmistoja tasavertaisina vaihtoehtoina suljetuille ohjelmistoille.
Julkiset hankinnat ja VALO-ohjelmistot
Hyvä opas julkisten hankintojen tekemiseen siten, että VALO-ohjelmistot voidaan otetaan vaihtoehtoina huomioon hankinnoissa on julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JUHTA:n JHS-suositus 169, ”Avoimen lähdekoodin ohjelmien käyttö julkisessa hallinnossa”. Suositus sisältää tiiviin tietopaketin siitä, mitä vapaat ja avoimen lähdekoodin ohjelmistot ovat ja miten niiden hankinta eroaa suljetun lähdekoodin ohjelmistohankinnoista.
Koulujen tietotekniikan kannalta olennaisia eroja on lukuisia. Koulujen käytössä olevat VALO-ohjelmistot on mahdollista jaella myös oppilaiden kotikäyttöön ilman lisenssimaksuja. Jos VALO-ohjelmistoilla tuotetaan palveluita, ne on mahdollisuus kilpailuttaa eri palveluntuottajilla ja näin saavuttaa ostajan kannalta edullisempi kilpailutilanne.
Avoimen lähdekoodin ohjelmiston käyttö pienentää myös riippuvuutta ohjelmiston toimittajasta tai palveluntarjoajasta, koska myös muut kuin alkuperäinen toimittaja voivat ylläpitää ohjelmistoa ja tehdä tarvittaessa siihen muutoksia. Jos toimittaja muokkaa ohjelmistoa koulun tarpeisiin, kannattaa varmistaa että myös muunnellun version lähdekoodi kuuluu toimitukseen.
Avoimen lähdekoodin ohjelmistolla on mahdotonta joutua esimerkiksi koulujen oppilashallinto-ohjelmistojen yhteydestä tuttuun tilanteeseen. Asiakkaat ovat tiettyjen ohjelmistotuotteiden kohdalla yhtä mieltä siitä, että suljettu ohjelmisto on puutteellinen ja toimii puutteellisesti. Tästä huolimatta ei ole muuta vaihtoehtoa kuin odottaa milloin ohjelmiston valmistaja suvaitsee tehdä ohjelmistoon pyydetyt muutokset. Avoimella lisenssillä lisensoidun VALO-ohjelmiston tapauksessa muutostyö voitaisiin ostaa toiselta yritykseltä jos tulosta ei ensimmäisen yhteistyökumppanin kanssa vain tunnu syntyvän.
VALO-ohjelmistoilla ei tyypillisesti ole maksullisia lisenssejä. Tämä tarkoittaa sitä, että VALO-ohjelmistoilla palveluita ja ratkaisuja toimittavat yritykset myyvät osaamista ja palvelua. Liiketoimintamallin näkökulmasta ohjelmistolisenssit ovat ilmaista ”ilmaa”, jonka kaikki voivat halutessaan hankkia. Avoimiin ja suljettuihin ohjelmistoihin pohjautuvien liiketoimintamallien erot käyvät ilmi seuraavasta JHS 169:n sisältämästä taulukosta:
| Avoin ohjelmisto | Suljettu ohjelmisto | |
|---|---|---|
| Toimittajien määrä | Ohjelmisto saatavissa useilta toimittajilta | Ohjelmisto saatavissa vain yhdeltä toimittajalta |
| Liiketoiminta | Painopiste palveluissa | Painopiste lisensseissä ja niiden jakelutavassa |
JHS 169 listaa seuraavat tekijät VALO-ohjelmistojen kustannussäästöjen syinä:
- Ei lisenssimaksuja. Avoimien ohjelmien oikeuksien antamisesta ei saa periä rojalteja tai muita maksuja.
- Kaikkien palveluiden vapaa kilpailutus tuotteen koko elinkaaren ajan, myös järjestelmästä toiseen siirryttäessä.
- Toimittajaa voidaan vaihtaa tarvittaessa ja eri palveluihin voidaan valita eri toimittaja, mikäli näin halutaan.
- Pilotointi ja kokeilu sangen pienellä riskillä. Tämä voidaan lopettaa heti, jos huomataan, että ratkaisu ei toimi tai on liian työläs. Näin riski sitoutua sopimattomiin ja vähäkäyttöisiin ratkaisuihin pienenee.
- Oman ja avoimen lähdekoodin yhteisön osaamisen hyödyntäminen.
- Yhteistyön tekeminen muiden organisaatioiden kanssa esimerkiksi ohjelmistoja levittämällä.
Suosituksessa huomautetaan kuitenkin aiheellisesti:
”Mitään ohjelmistoa ei tosiasiassa voida ottaa ilmaiseksi käyttöön, sillä käyttöönottotyö ei ole kulutonta edes itse tehtynä. Mikäli ohjelmisto ladataan verkosta, tulee ohjelmiston käyttöönotosta ja ylläpidosta vastaavan henkilöstön varata riittävästi aikaa ohjelmiston omaehtoiseen opiskeluun, evaluointiin ja käyttöönottoon. Usein on lisäksi hankittava osaamista organisaation ulkopuolelta.”
Nämä kustannustekijät koskevat tietysti myös suljettuja ohjelmistoja. Kokonaiskustannuksia arvioitaessa tulee ottaa huomioon koko investointikaaren kaikki kustannukset, kuten koulutuksesta ja järjestelmien integroinnista aiheutuvat kustannukset.
Seuraavassa taulukossa on listattu avoimen ja suljetun lähdekoodin käytön, kehittämisen ja liiketoiminnan eroja:
| Avoin lähdekoodi | Suljettu lähdekoodi | |
|---|---|---|
| Ohjelmistokehitys | Voidaan hyödyntää avoimen lähdekoodin ohjelmistoja ja komponentteja eli jo valmiiksi tehtyä työtä. Lisenssien yhteensopivuus pitää tarkistaa, mikäli suunniteltua teosta aiotaan levittää. | Avoimen lähdekoodin ohjelmien hyödyntäminen on rajoitetusti mahdollista, jos tekijänoikeuksien hajautus ei haittaa. Mikäli halutaan säilyttää tekijänoikeudet itsellä, voidaan käyttää vain niitä komponentteja, joihin on hankittu oikeus tai jotka on toteutettu itse. |
| Paikalliset toimijat | Voivat tuottaa ohjelmakoodia ja palveluja. | Palvelujen ja erityisesti ohjelmakoodin tuotanto on rajoitettua. |
| Toimittajariippuvuus | Riippuvuutta oikeuksien omistajaan ei ole, toimittaja vaihdettavissa. | Ohjelmiston oikeuksien omistaja kontrolloi toimittajakenttää. |
| Kansalaiset | Yhdenvertaisessa roolissa. Ohjelmistoja voidaan jakaa kaikille. | Ohjelmistojen käyttölisenssit ovat yleensä maksullisia. Tämä asettaa kansalaiset eriarvoiseen asemaan mm. varallisuuden mukaan. |
| Lähdekoodin tarkistettavuus | Lähdekoodi voidaan vapaasti luovuttaa kenelle tahansa arvioitavaksi ja tarkistettavaksi. | Lähdekoodin tarkistettavuus vaatii sopimisen ohjelmiston oikeuksien omistajan kanssa. |
| Lähdekoodin laadukkuus | Lähdekoodi voidaan vapaasti luovuttaa kenelle tahansa arvioitavaksi. | Lähdekoodin laadukkuuden arviointi vaatii sopimisen ohjelmiston oikeuksien omistajan kanssa. |
Lähde: JHS 169
Seitsemän askelta hallittuun VALO-ohjelmiston käyttöönottoon
JHS 169 sisältää myös yksinkertaisen seitsemän askeleen ohjelman ohjelmistohankinnan prosessiksi:
1. Selvitetään, mitä ohjelman pitäisi pystyä tekemään käytännössä. Tämä voidaan tehdä esim. ottamalla verrokiksi tunnettu suljettu ohjelma ja lähteä hakemaan vähintään sen tasoista avoimen lähdekoodin ohjelmaa.
2. Suoritetaan ohjelman koeasennus ja tehdään ohjelmalla samanlaisia tosielämän työtehtäviä kuin tuotantokäytössäkin. Kokemukset kirjataan ja ohjelmiston soveltuvuus arvioidaan. Monista avoimista ohjelmista erityisesti palvelinkäyttöön soveltuvista, on tehty internetissä esittelyversio, jolla käyttöä voi kokeilla. Koeasennuksen yhteydessä käytetään internetissä mahdollisesti saatavilla olevia käyttäjäfoorumeita vastausten ja tuen etsimiseen ja arvioidaan tuloksen laatu. Yritetään etsiä muita ohjelmistoa käyttäviä organisaatioita ja tiedustellaan käyttökokemuksia.
3. Arvioidaan tuen tarve ja sen aiheuttamat lisäkustannukset sekä organisaation henkilöstön tarvitsema lisäkoulutus, jos siirrytään käyttämään uutta ohjelmistoa.
4. Jos kysymys on palvelinohjelmistosta, selvitetään kannattaako organisaation ylläpitää palvelinta itse vai kannattaako työ ostaa muualta. Sovellusvuokraus ja SaaS-malli (engl. Software as a Service) kannattaa tutkia vaihtoehtoina. Jokin IT-palveluyritys voi myydä ohjelmiston käyttöoikeuden kiinteään kuukausihintaan huolehtien myös ylläpidollisista töistä.
5. Arvioidaan, mitä sellaisia hyötyjä harkittu avoin ohjelmisto tarjoaa, joita suljetut vaihtoehdot eivät voi tarjota. Lisäksi arvioidaan niiden merkitys käytännön toiminnan kannalta.
6. Käytetään immateriaalioikeuden ja ohjelmistolisenssien asiantuntijaa arvioimaan harkittavana olevan ohjelmiston lisenssin vaikutukset tuotteisiin, toimintaan ja liiketoimintaan. Kannattaa muistaa, että toiminnan laajuus voi muuttua ja ohjelmistojen lisensseillä saattaa olla suuri vaikutus siihen, mikä on mahdollista tai taloudellisesti järkevää tulevaisuudessa.
7. Arvioidaan kokonaisuuden hyödyt, haitat ja kustannukset. Verrataan näitä muihin vaihtoehtoihin ja tehdään päätös tarjouspyynnön sisällöstä. Päätöksen tulee perustua mahdollisimman konkreettisiin faktoihin. Jos paljastuu, että jossakin edeltävässä vaiheessa ei ole otettu kaikkea tarpeellista huomioon, palataan siihen vaiheeseen.
Linux-ohutpääteratkaisujen kustannusvaikutukset
Erityisesti LTSP- eli Linux-ohutpääteratkaisut ovat yleistyneet viime vuosina voimakkaasti. Kirjoittamishetkellä pelkästään eniten LTSP-kouluratkaisuja toimittaneella yrityksellä on noin 30 000 koulukäyttäjää. Tämän lisäksi eri puolilla Suomea on muiden yritysten ja koulujen ja kuntien itse toteuttamia LTSP-ratkaisuja joilla on muutamia tuhansia käyttäjiä. Katso VALO-koulujen sijaintia kartalla.
Viime vuosina muutamissa kunnissa koulu- tai sivistystoimet tai yksittäiset koulut ovat tehneet irtiottoja kunnan tietotekniikan tuotantorakenteesta. Tällaisia tapauksia on muun muassa Lappeenrannassa Lauritsalan koulu, Kemin kaupugin perusopetus ja Kauniaisten perusopetus. Kemissä ja Kauniaisissa on siirretty koko perusopetus VALO-pohjaiseen palveluiden toteuttamismalliin käyttäen LTSP-päätteitä. Motiivit näissä tapauksissa voidaan jakaa seuraavasti:
1) Kunta ei ole kyennyt tuottamaan hinta-laatusuhteeltaan tyydyttävää palvelua kouluille. 2) Koulujen tarpeita ja pedagogista näkökulmaa ei ole kyetty ottamaan riittävästi huomioon.
Näissä kaikissa tapauksissa on ollut jonkinasteista kiistelyä toteutuksesta ja sen hyvyydestä. Tyypillinen tapaus on tilanne, jossa jonkin koulun aktiivinen rehtori tai opettaja on nähnyt esimerkiksi LTSP-järjestelmän tuotantokäytössä jossain koulussa ja myönteiset kokemukset ovat saaneet heidätkin innostumaan asiasta. Kunnan tietohallinto taas haluaa pitäytyä vanhassa järjestelmässä perustellen kantaa ylläpidon yksinkertaisuudella ja sitä kautta alemmilla kustannuksilla jos kaikki käyttäjät pidetään samassa laite- ja ohjelmistokannassa. Mediassa liikkuvia tietoja VALO-pohjaisten ratkaisujen edullisuudesta syytetään puolueellisiksi sillä perusteella että toimituksen tehnyt yritys käyttää lukuja markkinoinnissaan. Jos esitetään vastaväite siitä, että luvut ovat kuitenkin peräisin kaupungin taloushallinnosta, käytetään toista vähättelevää argumenttia: ”Kyllähän se tuollaisessa pienemmässä pilotissa voi tulla halvemmaksi mutta jos sama levitettäisiin koko kuntaan, siitä tulisi kallista.” Tiedossa ei ole kuitenkaan yhtään tapausta jossa tällaisessa tilanteessa olisi edes pyritty selvittämään ja vertailemaan PC-koneisiin perustuvan ”vanhan” mallin ja edullisemmaksi väitetyn VALO-mallin kustannuksia saati että VALO-malli olisi osoittautunut kalliimmaksi.
On kuitenkin olemassa myös kuntia, joissa on tietohallinto on ollut vetämässä köyttä samaan suuntaan koulujen kanssa. Tällaisia kuntia ovat muun muassa Uusikaupunki ja Kankaanpää. Kankaanpään kokemusten perusteella ei ole helppo arvioida muutosvastarinnan osuutta. Tietohallintopäällikkö Jukka Ehdon mukaan kustannusvaikutukset on kuitenkin helppo arvioida. Lukion 70 työaseman muuttaminen LTSP-työasemiksi alensi kokonaiskustannuksia viiden vuoden tarkastelujaksolle laskettuna 142 800 eurosta 23 800 euroon. Luvut sisältävät investoinnit kuten palvelinten hankkimisen, ohjelmistolisenssien kustannukset ja ylläpidon. Yhden työaseman tai päätteen kuukausihinnoiksi tulee PC-koneilla toteutettuna 34 € ja LTSP-päätteillä toteutettuna 5,67 €. LTSP-toteutuksen kokonaiskustannukset ovat Kankaanpään tapauksessa 16,7% vastaavanlaajuisen Windows-PC -toteutuksen hinnasta.
Kemissä toteutettiin vuonna 2010 koko kaupungin perusopetuksen laajuinen siirtymä LTSP:n käyttöön. Taustalla oli, että koulutoimen käytössä olevan yhden tukihenkilön työresurssilla kaikkien koulujen oppilastyöasemien ylläpito ei ollut enää mahdollista. Kivikon kouluun omana työnä tehdyn LTSP-kokeilun myönteisten tulosten rohkaisemana laskettiin kolme eri vaihtoehtoa oppilastyöasemien toteuttamiseen. Vaihtoehdot olivat:
1) itse toteuttaen ja ylläpitäen
2) palveluna ostaen ja
3) aiemmalla Windows-PC -mallilla toteutettuna.
Näiden kokonaiskustannukset olivat vuosille 2010-2015 laskettuna
1) 388 300 €
2) 342 510 €
3) 504 700 €.
Kustannustasojen selvittyä päätettiin tehdä palveluhankinnasta julkinen tarjouskilpailu. Siihen saatiin kolme tarjousta.
Pitäisikö hinnan lisäksi miettiä myös laatua?
Tietotekniikan kokonaiskustannusten laskeminen on tunnetusti vaikeaa. Lisäksi eri kuntien väliset organisaatiomallien erot vaikeuttavat laskelmien vertailua. Edellä esitetyn suuruinen ero on kuitenkin niin suuri että on vaikea kuvitella tilannetta, jossa edellä huomioimatta jääneet tekijät muuttaisivat tilannetta olennaisesti. Lisäksi kustannuslaskennasta puuttuu miltei poikkeuksetta laitteistojen, ohjelmistojen ja palveluiden laatuun liittyvät tekijöitä kuten saavutettavuus (engl. uptime), käyttäjien kokema palveluiden laatu sekä laitteistojen virrankulutus. Lisäksi on kuntia, joissa ei tiedetä oppilastyöasemien kustannuksia. Näiden joukossa on isojakin kuntia.
Oppilastyöasemien laadun arvioiminen on ongelma sinänsä. Suomessa ei ole olemassa mitään kriteeristöä sille, miten koulujen tietotekniikan laatua tulisi mitata. Seurauksena on se, että tietotekniikkaa seurataan määrällisin mittarein (kuinka monta konetta oppilaiden käytössä on) ilman laadullisia mittareita (toimivatko ne koneet vai joutuuko käynnistymistä odottamaan 15 minuuttia tai jopa enemmän). Keskusteluissa Opetushallituksen ja Opetus- ja kulttuuriministeriön edustajien kanssa on käynyt ilmi, että ongelma on tunnistettu ja sille ollaan tekemässä jotain.
Ohutpäätteet kuluttavat sähköä murto-osan PC-koneisiin verrattuna. Kemiönsaarella vuonna 2009 teetetty selvitys Linuxin soveltuvuudesta koulukäyttöön sisältää laskelman sähkönkulutuksesta. Sen mukaan 20 päätteen ohutpääteluokka säästää sähköä 700 euron edestä vuosittain verrattuna PC-toteutukseen. Tällainen kustannuserä ei tavallisesti näy tietotekniikkakustannuksissa ja jää siten huomioimatta vaikka sähkökin maksetaan samoista yhteisistä varoista.
Kustannustehokkusero voidaan selittää suurelta osin sillä, että koska koulujen tietotekniikan käyttö on hyvin samankaltaista joka puolella, palveluiden tuottamisen keskittäminen tuottaa suuria säästöjä. Tehokkuuserot näkyvät työmäärissä. Kunnissa tyypillisesti tuetaan opetuksen tietotekniikan käyttöä 0,5-3 henkilötyövuodella. Kaikkein suurimmissa kaupungeissa luku on suurempi. Vertailun vuoksi: Opinsys kykenee tuottamaan 33 paikkakunnalla olevien koulujen noin 30 000 käyttäjälle palvelut 12 hengen organisaatiolla.
Uusi este VALO-ohjelmistojen yleistymisen tiellä on se, että koituneet säästöt eivät välttämättä koidu koulujen hyödyksi. Tiukassa taloudellisessa tilanteessa tietotekniikasta säästetyt varat kohdennetaan helposti aivan muihin kohteisiin kuin koulujen tieto- ja viestintäteknisen ympäristön kehittämiseen. Koulujen kannalta tämä on tietysti erittäin harmillista. Toivottavasti tulevaisuudessa koulujen tietotekniikan arvostus nousee sellaiselle tasolle että kehittämisestä ja tiukasta taloudenpidosta ei rankaista.
